PROJEKTY, PROJEKTY…

|ORGANIZACJE POZARZĄDOWE

Przełom lat to dla organizacji pozarządowych okres na przygotowywanie projektów, wniosków i ofert. Poniżej przedstawiamy najważniejsze reguły związane z planowaniem, tworzeniem i zarządzaniem projektami.

 

Skąd wziąć pomysł na projekt

Na to pytanie tylko teoretycznie jest prosta odpowiedź.

Mamy oczywiście nasz statut z celami i formami ich realizacji; znamy historię prowadzonej przez nas działalności. To daje nam ramy, w których możemy się poruszać i od tego powinniśmy zacząć.

Ale powinniśmy również zapytać odbiorców naszych działań czego potrzebują, w jakich działaniach chcieliby wziąć udział w przyszłości. Możemy przeanalizować dobre praktyki z tematyki zbieżnej z naszą działalnością realizowane w innych częściach kraju, które podsuną nam nowy pomysł.

Możemy w końcu sami wymyślić jakiś nowy sposób działania, zrobić „burzę mózgów” w gronie naszych członków/sympatyków.

 

Analiza wymogów sponsora

Wnioski możemy składać w rozmaitych instytucjach – urzędach gmin, urzędach marszałkowskich, fundacjach, podmiotach zarządzających środkami unijnymi. Każda z nich ma własne zasady przyznawania dofinansowania a od stopnia ich spełnienia zależeć będą losy naszej oferty. Powinniśmy je poznać; oto najważniejsze z nich:

  • kto może ubiegać się o dotację (status prawny wnioskodawcy, obszar na którym działa),
  • o jakie środki można się ubiegać (czy jest minimalna/maksymalna wysokość dotacji),
  • najważniejsze daty (data/godzina składania wniosków, jak długo będą oceniane, kiedy mogą się zacząć a kiedy muszą skończyć, jak długo mogą trwać),
  • rodzaj kwalifikowalnych odbiorców (kto może uczestniczyć w działaniach projektowych; mogą się tu pojawić wymogi dotyczące wieku, miejsca zamieszkania i in.),
  • typy kwalifikowalnych wydatków (mogą istnieć konkretne działania lub konkretne rodzaje wydatków, na które nie uzyskamy dofinansowania),
  • formularze stosowane u sponsora (wzór wniosku, załączniki, forma składania wniosku – papierowa lub elektroniczna, wzór sprawozdania).

Część z tych informacji znajduje się w regulaminach/zasadach konkursów. Jeśli tam ich nie znajdziemy warto zadzwonić do podmiotu ogłaszającego konkurs i bezpośrednio uzyskać brakujące informacje.

 

Analiza własnych zasobów

Zasoby to wszystko czym dysponujemy i co może być pomocne w realizacji projektu. Warto je znać, żeby odpowiednio przygotować wniosek i zaplanować niezbędne wydatki. Do najważniejszych zasobów należą:

  • dotychczasowe doświadczenie organizacji w realizacji działań,
  • kwalifikacje członków zespołu,
  • pomieszczenia, sprzęt, wyposażenie,
  • konkretne sposoby prowadzenia określonych działań (np. autorski program szkoleń z materiałami),
  • środki finansowe,
  • możliwość korzystania z zasobów innych osób/podmiotów, np. samochód członka stowarzyszenia, materiały papiernicze z zaprzyjaźnionej firmy.

 

Tworzenie wniosku

Zawsze korzystamy z formularza obowiązującego u danego sponsora. Wzory mogą różnić się czasem znacząco, jednak główna metoda opisywania swojego pomysłu jest bardzo podobna; oto jej najważniejsze elementy:

  • opis problemu czyli uzasadnienie planowanych działań: środki pozyskujemy zawsze po to, żeby zaspokoić jakieś potrzeby. Na początku wniosku musimy opisać obecną sytuację (na danym terenie, w danej grupie docelowej), podając konkretne dane i dowody na istnienie problemu/problemów,
  • cel: o ile w poprzedniej części opisywaliśmy to co istnieje obecnie, cel określa kierunek w którym należy pójść, aby rozwiązać problem. To taka wizja przyszłości, do której dążymy,
  • rezultaty: jedna z najważniejszych części wniosku, w której pokazujemy jakie rzeczywiście nastąpią zmiany w trakcie i po zakończeniu realizacji projektu. Rezultaty mają stanowić rozwiązanie problemu, o którym pisaliśmy wcześniej,
  • działania: tu podajemy konkretne informacje o sposobie wdrażania projektu wraz z harmonogramem – piszemy o poszczególnych etapach, czynnościach, ich częstotliwości, skali oraz czasie w jakim będą realizowane,
  • budżet: zestawienie wszystkich kosztów projektu (wydatków finansowych, ale również tych bezgotówkowych, np. wkładu osobowego); budżet musi wynikać (i pokrywać się) z opisem działań. W ramach budżetu planujemy również źródła finansowania naszych wydatków,
  • informacje o wnioskodawcy czyli o nas: jak długo działamy, jakie projekty realizowaliśmy wcześniej, jakie mamy zasoby osobowe, rzeczowe, finansowe, które będziemy angażować w projekt.

Wszystkie powyższe elementy muszą stanowić jedną spójną całość i wzajemnie się uzupełniać.

 

Czekamy na decyzję sponsora

To jest zawsze nerwowy czas. W końcu od tej decyzji zależy w pewnym stopniu funkcjonowanie naszej organizacji w danym okresie czasu. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpić może w ciągu tygodnia lub dwóch, ale są również konkursy z okresem oczekiwania idącym w miesiące.

Z tego faktu wynika jeszcze jedna zasada zarządzania projektami – musimy je planować z odpowiednim wyprzedzeniem, np. na działalność w roku 2021 powinniśmy szukać środków już w połowie 2020 roku.

Czasem zdarza się, że otrzymamy tylko część wnioskowanych środków. Musimy wtedy dokonać aktualizacji naszego wniosku i podjąć decyzję w jakiej skali i w jakim czasie będziemy realizować projekt, który uzyskał 80 albo 50% wnioskowanej kwoty dotacji.

 

Zarządzanie projektem

Kolejny bardzo szeroki temat. Każdy projekt (tygodniowy, 3-miesieczny czy roczny), wymaga od nas pewnych czynności pozwalających jak najlepiej zrealizować zaplanowane zadanie. Można je podzielić na kilka grup; intensywność ich prowadzenia będzie oczywiście zależała od skali przedsięwzięcia:

  • zarządzanie zespołem czyli osobami realizującymi projekt,
  • zarządzanie uczestnikami,
  • zarządzanie środkami finansowymi,
  • relacje z innymi instytucjami, organizacjami współpracującymi,
  • działania informacyjne i promocyjne,
  • dokumentacja projektowa (finansowa i merytoryczna).

 

Rozliczenie

Zakończyliśmy projekt, zrealizowaliśmy wszystkie działania, wydaliśmy otrzymane środki.

Teraz czas na przygotowanie i złożenie sprawozdania. Tworzymy je na formularzu obowiązującym u danego sponsora i składamy w wyznaczonej formie oraz terminie. W sprawozdaniu podsumowujemy to wszystko co się wydarzyło: jakie działania przeprowadziliśmy, jakie zmiany (rezultaty) nastąpiły, jak wydatkowaliśmy środki. W zależności od wymogów sponsora do sprawozdania może być konieczne dołączenie różnych dodatkowych informacji, np.: zestawienia faktur, dokumentacji zrealizowanych działań – zdjęć, relacji, list obecności itp.

Dopiero po otrzymaniu informacji od sponsora o zatwierdzeniu sprawozdania możemy spokojnie zamknąć ten rozdział naszej aktywności i poświęcić się kolejnym. Pamiętając o przechowywaniu dokumentacji z przedsięwzięcia przez określony okres czasu (najczęściej 5 lat od zakończenia projektu).

 

W razie chęci rozszerzenia wiedzy na powyższe tematy zachęcamy do korzystania z wsparcia doradczego w ramach prowadzonego przez nas Regionalnego Centrum Organizacji Pozarządowych!

 

 

 

 

 

 

Współfinansowane ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich oraz Województwa Zachodniopomorskiego.
Realizowane w ramach prowadzenia Centrum Organizacji Pozarządowych w Koszalinie
zadania współfinansowanego ze środków Miasta Koszalina
Udostępnij post na Facebooku: