Przełom lat to dla organizacji pozarządowych okres na przygotowywanie projektów, wniosków i ofert. Poniżej przedstawiamy najważniejsze reguły związane z planowaniem, tworzeniem i zarządzaniem projektami.
Skąd wziąć pomysł na projekt
Na to pytanie tylko teoretycznie jest prosta odpowiedź.
Mamy oczywiście nasz statut z celami i formami ich realizacji; znamy historię prowadzonej przez nas działalności. To daje nam ramy, w których możemy się poruszać i od tego powinniśmy zacząć.
Ale powinniśmy również zapytać odbiorców naszych działań czego potrzebują, w jakich działaniach chcieliby wziąć udział w przyszłości. Możemy przeanalizować dobre praktyki z tematyki zbieżnej z naszą działalnością realizowane w innych częściach kraju, które podsuną nam nowy pomysł.
Możemy w końcu sami wymyślić jakiś nowy sposób działania, zrobić „burzę mózgów” w gronie naszych członków/sympatyków.
Analiza wymogów sponsora
Wnioski możemy składać w rozmaitych instytucjach – urzędach gmin, urzędach marszałkowskich, fundacjach, podmiotach zarządzających środkami unijnymi. Każda z nich ma własne zasady przyznawania dofinansowania a od stopnia ich spełnienia zależeć będą losy naszej oferty. Powinniśmy je poznać; oto najważniejsze z nich:
kto może ubiegać się o dotację (status prawny wnioskodawcy, obszar na którym działa),
o jakie środki można się ubiegać (czy jest minimalna/maksymalna wysokość dotacji),
najważniejsze daty (data/godzina składania wniosków, jak długo będą oceniane, kiedy mogą się zacząć a kiedy muszą skończyć, jak długo mogą trwać),
rodzaj kwalifikowalnych odbiorców (kto może uczestniczyć w działaniach projektowych; mogą się tu pojawić wymogi dotyczące wieku, miejsca zamieszkania i in.),
typy kwalifikowalnych wydatków (mogą istnieć konkretne działania lub konkretne rodzaje wydatków, na które nie uzyskamy dofinansowania),
formularze stosowane u sponsora (wzór wniosku, załączniki, forma składania wniosku – papierowa lub elektroniczna, wzór sprawozdania).
Część z tych informacji znajduje się w regulaminach/zasadach konkursów. Jeśli tam ich nie znajdziemy warto zadzwonić do podmiotu ogłaszającego konkurs i bezpośrednio uzyskać brakujące informacje.
Analiza własnych zasobów
Zasoby to wszystko czym dysponujemy i co może być pomocne w realizacji projektu. Warto je znać, żeby odpowiednio przygotować wniosek i zaplanować niezbędne wydatki. Do najważniejszych zasobów należą:
dotychczasowe doświadczenie organizacji w realizacji działań,
kwalifikacje członków zespołu,
pomieszczenia, sprzęt, wyposażenie,
konkretne sposoby prowadzenia określonych działań (np. autorski program szkoleń z materiałami),
środki finansowe,
możliwość korzystania z zasobów innych osób/podmiotów, np. samochód członka stowarzyszenia, materiały papiernicze z zaprzyjaźnionej firmy.
Tworzenie wniosku
Zawsze korzystamy z formularza obowiązującego u danego sponsora. Wzory mogą różnić się czasem znacząco, jednak główna metoda opisywania swojego pomysłu jest bardzo podobna; oto jej najważniejsze elementy:
opis problemu czyli uzasadnienie planowanych działań: środki pozyskujemy zawsze po to, żeby zaspokoić jakieś potrzeby. Na początku wniosku musimy opisać obecną sytuację (na danym terenie, w danej grupie docelowej), podając konkretne dane i dowody na istnienie problemu/problemów,
cel: o ile w poprzedniej części opisywaliśmy to co istnieje obecnie, cel określa kierunek w którym należy pójść, aby rozwiązać problem. To taka wizja przyszłości, do której dążymy,
rezultaty: jedna z najważniejszych części wniosku, w której pokazujemy jakie rzeczywiście nastąpią zmiany w trakcie i po zakończeniu realizacji projektu. Rezultaty mają stanowić rozwiązanie problemu, o którym pisaliśmy wcześniej,
działania: tu podajemy konkretne informacje o sposobie wdrażania projektu wraz z harmonogramem – piszemy o poszczególnych etapach, czynnościach, ich częstotliwości, skali oraz czasie w jakim będą realizowane,
budżet: zestawienie wszystkich kosztów projektu (wydatków finansowych, ale również tych bezgotówkowych, np. wkładu osobowego); budżet musi wynikać (i pokrywać się) z opisem działań. W ramach budżetu planujemy również źródła finansowania naszych wydatków,
informacje o wnioskodawcy czyli o nas: jak długo działamy, jakie projekty realizowaliśmy wcześniej, jakie mamy zasoby osobowe, rzeczowe, finansowe, które będziemy angażować w projekt.
Wszystkie powyższe elementy muszą stanowić jedną spójną całość i wzajemnie się uzupełniać.
Czekamy na decyzję sponsora
To jest zawsze nerwowy czas. W końcu od tej decyzji zależy w pewnym stopniu funkcjonowanie naszej organizacji w danym okresie czasu. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpić może w ciągu tygodnia lub dwóch, ale są również konkursy z okresem oczekiwania idącym w miesiące.
Z tego faktu wynika jeszcze jedna zasada zarządzania projektami – musimy je planować z odpowiednim wyprzedzeniem, np. na działalność w roku 2021 powinniśmy szukać środków już w połowie 2020 roku.
Czasem zdarza się, że otrzymamy tylko część wnioskowanych środków. Musimy wtedy dokonać aktualizacji naszego wniosku i podjąć decyzję w jakiej skali i w jakim czasie będziemy realizować projekt, który uzyskał 80 albo 50% wnioskowanej kwoty dotacji.
Zarządzanie projektem
Kolejny bardzo szeroki temat. Każdy projekt (tygodniowy, 3-miesieczny czy roczny), wymaga od nas pewnych czynności pozwalających jak najlepiej zrealizować zaplanowane zadanie. Można je podzielić na kilka grup; intensywność ich prowadzenia będzie oczywiście zależała od skali przedsięwzięcia:
zarządzanie zespołem czyli osobami realizującymi projekt,
zarządzanie uczestnikami,
zarządzanie środkami finansowymi,
relacje z innymi instytucjami, organizacjami współpracującymi,
działania informacyjne i promocyjne,
dokumentacja projektowa (finansowa i merytoryczna).
Rozliczenie
Zakończyliśmy projekt, zrealizowaliśmy wszystkie działania, wydaliśmy otrzymane środki.
Teraz czas na przygotowanie i złożenie sprawozdania. Tworzymy je na formularzu obowiązującym u danego sponsora i składamy w wyznaczonej formie oraz terminie. W sprawozdaniu podsumowujemy to wszystko co się wydarzyło: jakie działania przeprowadziliśmy, jakie zmiany (rezultaty) nastąpiły, jak wydatkowaliśmy środki. W zależności od wymogów sponsora do sprawozdania może być konieczne dołączenie różnych dodatkowych informacji, np.: zestawienia faktur, dokumentacji zrealizowanych działań – zdjęć, relacji, list obecności itp.
Dopiero po otrzymaniu informacji od sponsora o zatwierdzeniu sprawozdania możemy spokojnie zamknąć ten rozdział naszej aktywności i poświęcić się kolejnym. Pamiętając o przechowywaniu dokumentacji z przedsięwzięcia przez określony okres czasu (najczęściej 5 lat od zakończenia projektu).
W razie chęci rozszerzenia wiedzy na powyższe tematy zachęcamy do korzystania z wsparcia doradczego w ramach prowadzonego przez nas Regionalnego Centrum Organizacji Pozarządowych!
Współfinansowane ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich oraz Województwa Zachodniopomorskiego.
Realizowane w ramach prowadzenia Centrum Organizacji Pozarządowych w Koszalinie
zadania współfinansowanego ze środków Miasta Koszalina
Ten serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt wg
ustawień przeglądarki.
